Kibelaには「グループ」と「フォルダ」という概念があります。「グループ」は記事にアクセス可能な人を分けるための機能、「フォルダ」は記事を分けて整理するための機能です。
適切な人に適切な情報を届けるためのグループをつくろう
社内に部署やプロジェクトが複数あるような大規模な組織の場合、適切な人に適切な情報を届けることが難しくなります。
そのような場合を想定し、部署やプロジェクト毎にグループを作ることを推奨しています。
また、「日報」や「議事録」のように、部署横断で特定の種類の記事をグループ分けするような用途でもお使いいただけます。
例）
- 事業部単位
- チーム単位
- プロジェクト単位
一度確認すればいい情報と、継続的に活用する情報を配置しよう
各グループのトップには、最新の記事が流れるフィード・ピン留めスペース・自由編集エリアがあります。
1. フィード
グループに対して公開した記事が公開順に流れます。
2. ピンスペース
ピン留めされた記事が常時表示されるスペースです（4記事まで）。社内報やイベントのお知らせなど、一時的にチーム全体に周知したい情報を配置するスペースに適しています。
3. 自由編集エリア
自由にカスタマイズができるスペースです。社内ルール記事や座席表など、新入社員へのオンボーディング記事を置くなど、 継続的に活用する情報を配置するスペースに適しています。
閲覧制限をかけたい場合
記事の閲覧制限を行なう用途でもグループをお使いいただけます。詳しくは非公開グループをご覧ください。
不要なグループを整理したい場合
不要になったグループはアーカイブ機能をご利用ください。
なお、グループを物理的に削除する機能はございません。
ポイント
適切な人に適切な情報を届けるまとまりをつくる
フォルダを設計して情報を構造化させよう
フォルダをツリー構造にするなど、特定の軸で構造化をすると情報を探し当てやすくなります。
この時に重要になるのは、情報を探す人がどのような検索イメージを持って探すのかということを理解し、それに合わせた構造にすることです。そうすることで、直感的にブレイクダウンすることができます。
また、プロジェクトの様な期間限定の情報は、1つのフォルダに集約しアーカイブすることを前提に作ることをルール化しましょう。
ポイント- 直感的にブレイクダウンできる構造（フォルダ名前）にする
- 階層を増やしすぎない
- 期間限定の情報は1つのフォルダに集約する
投稿する情報の分類からフォルダを設計
よく投稿するものから、フォルダを設計してみます。
部署からフォルダを設計
各部署ごとにフォルダを作成し、具体的な構造は各部署に設計を任せます。
厳密にフォルダのルールを設けないため、導入のハードルが低い利点があります。
一方で、チームごとに活用の差が出る可能性があるため、”何の目的のために、どんな情報を貯めていくか”を念頭に置いて運用することをお勧めします。
フォルダの作り方
- フォルダページへ移動
- 「新しいフォルダを作る」をクリック
- フォルダ名を入力し「作成」をクリック
フォルダの完成です。
「README」や「目次」を設置しよう
フォルダ内にはピン留め機能もあります。
「README」「目次」というタイトルの記事をフォルダ内で作成しピン留めでトップに常に表示されるようにすると、閲覧しやすくなります。
記事の右端にある３つ点アイコンから「ピンする」をクリックし完了です。
